zaloguj się   |    zarejestruj się   |    mapa strony   |
CMS

Systemy internetowe intranetowe

 

Aplikacje czy systemy internetowe to coraz częściej wykorzystywane narzędzie do usprawnienia pracy w firmie. Zakres jego działania może być bardzo szeroki i może obejmować prawie wszystkie aspekty działania firmy: obsługę sprzedaży, kontakty z klientami, obieg dokumentów i informacji w firmie.

Do czego to służy:

W skrócie: jest to rozbudowana strona internetowa przeznaczona dla pracowników firmy.

Może zawierać takie elementy jak: baza danych klientów, historia kontaktów, rejestr zamówień, moduł fakturowania, moduł magazynowy, urlopy i wyjazdy pracowników, raporty analityczne, obieg dokumentacji i inne.

A najważniejsze jest to, że wszystkie te dane są cały czas dostepne na bieżąco i mogą być w każdej chwili modyfikowane przez osoby pracujące w systemie.

Jak to działa?
System i wszystkie dane są umieszczone na jednym centralnym serwerze. Pracownicy łączą się z serwerem za pomocą zwykłej przeglądarki internetowej. Dane oglądane przez pracownika są zawsze aktualne ponieważ są pobierane bezpośrednio z serwera. Dane wprowadzone przez jednego pracownika są od razu widoczne dla pozostałych pracowników.

 

Komu to może być potrzebne?
System internetowy wbrew pozorom nie jest przeznaczony wyłącznie dla dużej korporacji. To rozwiązanie może być bardzo przydatne dla średniej czy małej firmy. Bardzo często okazuje się, że taki system, zastępuje wiele różnych programów instalowanych na komputerach pracowników i jednocześnie ujednolica wykonywanie zadań w firmie. Wszyscy korzystają z tego samego systemu więc nie ma miejsca na indywidualne działania.

Dzięki systemowi intranetowemu można wyeliminować najczęściej występujące informatyczne problemy we firmie:

  • Rozrzucenie wielu różnych dokumentów, w różnych wersjach na komputerach pracowników

  • Różne wersje zainstalowanych programów lub ich brak stwarzają problemy przy otwieraniu dokumentów

  • Ciągłe przesyłanie wielu e-mail pomiędzy pracownikami powoduje zasypywanie skrzynek niepotrzebnymi danymi.

  • Każdy pracownik na własną rękę musi organizować dane na komputerze. Każdy robi to w inny sposób.

  • Przyjęcie nowego pracownika na miejsce poprzedniego często związane jest z przekazaniem komputera zaśmieconego tysiącem plików. Pliki te są albo nieuporządkowane lub uporządkowane wg jakiejś nieznanej metody.

  • Dostęp do danych zgromadzonych na jednym komputerze jest możliwy tylko gdy ten komputer jest włączony i pracuje w sieci.

  • Dostęp do danych z zewnątrz (gdy pracownik przebywa poza firmą) jest często niemożliwy lub bardzo utrudniony.

  • Wysokie koszty zakupu oprogramowania na każdy komputer oddzielnie.

Rozwiązaniem tych wszystkich problemów jest właśnie system intranetowy. Przy tym system taki daje duże oszczędności finansowe, bowiem nie ma konieczności kupowania wielu licencji na każde stanowisko oddzielnie oraz opłacania różnych okresowych aktualizacji. Płaci się tylko jednorazowo za wykonanie systemu. Jeżeli później są potrzebne jakieś modyfikacje, są wyceniane i rozliczane niezależnie.

Czy to jest jakieś gotowe rozwiązanie czy indywidualny program?
Każdy system jest wykonywany indywidualnie zgodnie z potrzebami klienta. Nie ma w nim niepotrzebnych opcji, rozbudowanych nadmiernia formularzy czy zbędnych raportów. Podczas pracy nad systemem wszystkie uwagi i pomysły pracowników i kierownictwa są brane pod uwagę i wprowadzane w życie. Wszelkie błędy czy niedociągnięcia są usuwane na bieżąco.

A konkretnie to co można zrobić w tym systemie?

Przykład - firma produkująca okna:

  • Osoby pracujące "w terenie" logują się do systemu i wprowadzają nowych klientów oraz zamówienia

  • Pracownicy w firmie widzą od razu nowe zamówienia, weryfikują je i przekazują do działu produkcji.

  • Dział produkcji przekazuje produkt do wysyłki - oddzielnego modułu pozwalającego drukować np. listy przewozowe.

  • Dla każdego klienta tworzy się historia zamówień jak i historia kontaktów.

  • Wygodna wyszukiwarka pozwala szybko znaleźć zarówno wybrane zamówienie jak i konkretnego klienta

  • Dla każdego pracownika można przypisać dostęp do określonych opcji.

  • Zamówienia mogą być w każdej chwili modyfikowane i uzupełniane o nowe informacje.

  • Dla każdego zamówienia można wystawić fakturę VAT. Dane znajdujące się w systemie trafiają automatycznie do faktury - nie trzeba przepisywać danych.

  • Faktury można drukować automatycznie lub hurtowo (np z całego miesiąca)

  • Różne raporty analityczne mogą pokazywać zarówno bieżące zamówienia jak i różne wyniki finansowe czy statystyczne.

  • Jeżeli księgowość prowadzi firma zewnątrzna może mieć też dostęp do systemu (do wybranych modułów) i samodzielnie drukować różne dokumenty czy sprawdzać dane finansowe.

  • Reklamacje - są wprowadzane na bieżąco przez pracowników z zewnątrz lub z wewnątrz. Każda reklamacja zawiera wszystkie informacje oraz jej historię.

  • Baza pracowników zawiera wszystkie informacje adresowe i osobowe oraz statystyki działań pracownika

  • Urlopy pracowników - przedstawione graficznie pozwalają na bieżąco sprawdzić kto i kiedy ma urlop

  • Wyjazdy służobowe - rejestr wyjazdów i delegacji oraz grafik pokazujący zaplanowane wyjazdy

  • Sekretariat - elektroniczny dziennik podawczy

  • Baza dokumentów firmowych - zamiast przesyłać niezliczone ilości e-maili do pracowników wystarczy opublikować dany dokument w tym dziale. Każdy pracownik będzie mógł pobrać zawsze aktualny dokument wtedy gdy będzie go potrzebował. Odpada konieczność gromadzenia tych samych dokumentów na wielu komputerach i problem ze znalezieniem aktualnej wersji.

Jak uruchomić system w mojej firmie?
Jeżeli w firmie działa sieć lokalna, wystarczy uruchomić wewnętrzny serwer www i zainstalować na nim system. Jeżeli firma nie posiada sieci lokalnej, lub nie chce jej wykorzystywać do tego systemu - można skorzystać z usług firm hostingowych i zainstalować system na serwerze zewnętrznym. Odpada wtedy cała obsługa techniczna serwera, która spoczywa na firmie hostingowej.

Nie trzeba NIC instalować na komputerach pracowników. Wszyscy pracują w systemie za pomocą przeglądarki internetowej, w którą jest wyposażony obcnie każdy system operacyjny (Windows, Linux, Mac). Odpada zatem problem zgodności systemów operacyjnych, zgodności oprogramowania i konieczność aktualizacji.
Z systemem można się połączyć z dowolnego komputera, czy to stacjonarnego czy laptopa.

Wewnętrzny czy zewnętrzny?
System może być dostępny tylko dla pracowników, którzy pracują w sieci wewnętrznej firmy. Dostęp z zewnątrz (z internetu) jest zablokowany. System nazywamy wtedy intranetowym.

Coraz częściej jednak system udostępnia się też na zewnątrz. Czyli dostęp jest możliwy zarówno z wewnętrznej sieci jak i z internetu. Jest to system internetowy. Na ogól dostęp do całego systemu jest ograniczony - wymagane jest podanie loginu i hasła (indywidualnego dla każdego pracownika). Zaletą tego rozwiązania jest ciągły i nieograniczony dostęp do wszystkich informacji dla pracowników przebywających poza firmą (delegacje, wyjazdy służbowe, praca zdalna itd).

Zalety:

  • Jednolite i zawsze aktualne dane - jeden centralny serwer z którego są pobierane dane

  • Dostęp z dowolnego komputera niezależnie od posiadanego systemu operacyjnego

  • Praktycznie brak wymagań sprzętowych dla komputerów pracowników (wystarczy działająca przeglądarka internetowa) - nie trzeba kupować nowego sprzętu

  • Nie trzeba nic instalować na komputerach pracowników

  • Nie trzeba aktualizować oprogramowania na komputerach - wszystkie aktualizacje i modyfikacje są wgrywane tylko na serwer

  • Możliwość pracy w systemie z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze.

  • Niskie koszty ze względu na brak opłat okresowych i licencyjnych

  • Bezpieczeństwo danych - dane przechowywane są na jednym zabezpieczonym serwerze. Kopie zapasowe są tworzone okresowo i automatycznie. Wszelkiego rodzaju wirusy i konie trojańskie nie stanowią tu zagrożenia.

  • Modyfikacje i dodawanie nowych modułów nie stwarza żadnego problemu i nie wiąże się w ogromnymi kosztami, jak w przypadku wielu gotowych aplikacji typu ERP czy CRM. Do systemu mam dostęp poprzez internet i w każdej chwili mogę wgrać poprawkę czy modyfikację.

Zasadę działania można podsumować określeniem: plug and play. Włącz i pracuj.


Wersja do druku
Christmas